Tuotekehityksen alalla tarjouksen laatiminen ei aina ole niin yksinkertaista kuin voisi olettaa. Tuotekehityspalveluissa ratkaisut ovat teknisiä, innovatiivisia ja uusia, jolloin työmäärän ja kustannuksen arviointi esimerkiksi edellisten projektien perusteella on vaikeaa tai mahdotonta. Uutta tuotetta kehittäessä täytyy monen asian olla selvillä ennen, kuin realistisen tarjouksen laatiminen onnistuu.
Tässä blogissa avaamme, miksi näin on, ja miten yhteistyöllä voidaan varmistaa, että tarjousprosessi johtaa parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.
Tarjouksen laatimisen haasteet
Tuotekehitys on luonteeltaan tutkimista, kokeilemista ja uuden rakentamista. Uutta luotaessa aina ei ole etukäteen tiedossa, millaisia haasteita tuotteen kehitysprosessi, aikataulut ja työvaiheet tulevat pitämään sisällään.
Esimerkkejä tarjouksen laatimisen haasteista:
- Kehitettävä tuote on täysin uusi, jolloin tuotetta tai lopputulosta voi olla vaikea kuvata tarkasti.
- Tuotteen omistajan omasta toimintaympäristöstä, prosesseista, päätöksentekotavoista ja aikatauluista ei välttämättä ole riittävää käsitystä. Nämä voivat kuitenkin vaikuttaa merkittävästi hankkeen etenemiseen.
- Molempien osapuolten roolit vaikuttavat kehitystyöhön. Joskus tuotteen omistajan työpanos on osa tuotekehitystä, jolloin se täytyy huomioida projektin aikataulutuksessa.
Puuttuvien tietojen vuoksi kiinteähintainen ja aukoton tarjous voi olla vaikea, ellei mahdoton laatia heti alkuvaiheessa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö tarjous olisi mahdollista tehdä – se vain edellyttää selkeitä rajauksia, yhteistä ymmärrystä ja yhteistyötä.
Jos kiinteähintaiseen tarjoukseen sisältyy paljon avoimia seikkoja, sen hinta nousee kiinteään hintaan sisältyvän riskin vuoksi kohtuuttomasti. On hyvä muistaa, että yhteistyöhön, etenemisen seurantaan ja aikaveloitukseen perustuva tarjous voikin olla edullisempi vaihtoehto. Se myös sallii etenemisen aikana tehtävät muutokset kiinteää hintaa paremmin.
Mitä tarvitaan tarjouspyynnön jälkeen?
Tarjouspyyntö on yhteistyön ensimmäinen askel. Sinulla ei tarvitse olla täydellistä suunnitelmaa kehitettävän tuotteen yksityiskohdista, mutta ole valmis keskustelemaan avoimesti projektista, sen rajauksista ja toiveista tulevalle tuotteelle.
Laadukas tarjous vaatii työtä sekä asiakkaan osallistumista prosessiin. Ennen tarjouksen laatimista on tarpeellista käydä kanssasi läpi, mitä yrityksenne tarvitsee ja mitä tarjoukseen tarkalleen ottaen tulisi sisällyttää. Tällaisia seikkoja ovat teknisen toteutuksen tai tavoitteen lisäksi vaikkapa aikataulut ja kustannusnäkymät. Näin saadaan selville projektin kokonaiskuva, ja kerätyillä tiedoilla on mahdollista laatia laadukas ja realistinen tarjous tehtävästä.
Paras tarjous saadaan aikaan, kun olet valmis sitoutumaan prosessiin ja jaat tehtävän ja tavoitteen avoimesti, ja kun tähän vielä yhdistetään toteuttajan kokemus, näkemys ja osaaminen.
Tuotekehitys ohjaa suuntaa myös projektin aikana
Tuotekehitykseen liittyy usein erilaisia välivaiheita, jotka tukevat esimerkiksi idean tuotteistamista ja toteutustavan valintaa – eli kaikkea sitä, mitä voi vielä tarjousvaiheessa olla epäselvää. Kun nämä välivaiheet sisällytetään tarjoukseen, on mahdollista etsiä parhaat keinot uuden tuotteen valmistukseen tai vanhan tuotteen päivittämiseen – jo ennen varsinaisen kehitystyön käynnistämistä.
Tehtävän kartoitukseen ennen tuotekehitystä käy esimerkiksi Feasability study, jossa tutkitaan, onko idea toteutettavissa, tai Proof-of-Concept-kehitys, joka taas näyttää rajallisessa muodossa konkreettisesti, toimiiko tuotteen suunniteltu ratkaisu käytännössä.
Ota huomioon yksityiskohdat
Tuotekehityksen tarjouksia voi olla hankalaa vertailla keskenään: Osa tarjoajista voi jättää tarkoituksella epävarmuustekijöitä pois, jolloin kustannukset vaikuttavat aluksi pieniltä mutta nousevat myöhemmin.
Voi olla, että joku tarjoajista ei tunne tehtävää, jolloin tarjous voi olla turhan optimistinen – tai tarpeettoman pessimistinen. Joku voi tehdä tarjouksen siten, että voi seisoa sen takana myös projektin päättymisen jälkeen. Toinen taas haluaa mieluummin unohtaa tarjouksen tuossa vaiheessa. Pelkkä tuntihinta tai tarjoukseen kirjattu summa ei myöskään suoraan kerro osaamisesta tai kokemuksesta.
Saatuihin tarjouksiin kannattaa siis tutustua huolella ja selvittää tarkkaan tarjoajan kanssa, mitä tarjoukseen sisältyy. Luotettava yhteistyökumppani perehtyy aina huolellisesti asiakkaan tavoitteisiin, tarpeisiin ja vaatimuksiin ennen tarjouspyyntöön vastaamista. Uskottava yhteistyökumppanisi on myös valmis kertomaan ymmärrettävästi, mistä tekijöistä kustannukset muodostuvat – ja miksi.
Pyydä tarjous projektiisi!
Yhteisten tavoitteiden ja vakaan pohjan kehittäminen tuotteen omistajan ja sen kehittäjän välille rakentuu molemminpuoliselle luottamukselle. Vain luottamukseen perustuen voidaan ottaa ensimmäiset askeleet kohti onnistunutta tuotekehityshanketta. Kun tarjous laaditaan yhdessä, säästät aikaa, vältät turhat yllätykset ja saat kumppanin, joka sitoutuu projektiin alusta asti.
Vaikka tuotekehitys on harvoin suoraviivaista, yhteisymmärryksen ja selkeän viestinnän avulla tiedetään aina, missä mennään ja mitä etenemiseen vaaditaan. Parhaat, innovatiivisimmat ja inspiroivimmat projektit syntyvät silloin, kun yhteistyö on alkanut perusteellisesta tarjouksen laadinnasta yhdessä, avoimesti ja tavoitteet kirkkaana mielessä.